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疫情后会展活动产生的15个新变化

疫情后会展活动产生的15个新变化

分类:
行业新闻
作者:
来源:
2020/05/22 14:09
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【摘要】:
新冠肺炎疫情正在促使旅游业、会展活动业、娱乐业等很多行业发生巨大的改变。抓好常态化疫情防控,需要会展活动也做出相应的调整。
 
“疫后,行业一定将恢复”,英国新黑色活动公司(The New Black Studio)董事丽贝卡·布雷南-布朗(Rebecca Brennan-Brown)说,“但会展活动业将大大地不同于以往。”
 
 
选择了会展活动的筹划和组织这个行业,但目前又无事可做,让我们失魂落魄。有太多的事情是我们无法控制的,但毫无疑问,这个行业一定会复苏。
 
无论是在疫情前还是疫情后,参会参展都会把安全都是摆在第一位的。当我们在会展中心、酒店等场地举办活动时,会展中心也必需调整并做出改变。疫情发作后,很多因素发作了变化,因而,线下会展活动的安排、筹划和组织施行都要加以慎重考虑。
 
社交隔离措施将会继续相当长的一段时间,这就意味着相比以前,如今更加注重评价活动的可行性和目的性。
 
我们花了不少时间和功夫跟客户、供应商和同行进行沟通洽谈,汇总他们的想法,最初构成了《活动产业的前景》报告。以下是会展活动的设计筹划将要改动的15个方面。
 
1 对更大场地的强需求
加大物理距离的最直接的办法就是加大会展活动场地。我们估计对更大场地的需求将明显扩大,由于主办方一定会采取措施尽可能地加大参会者、参展者之间的距离间隔。
 
2 取消剧院式座位
我们公司不是很喜欢剧院式坐席布置,由于这容易让参会者藏在人群中,无法让参会者与别人互动。
 
Cabaret歌舞扮演座位
 
相对来讲, 歌舞表演式座位(cabaret,每张小圆桌通常坐4人)或U型摆台更好一些,这两种摆台方式会“强迫”参会者与同桌、坐在前后的同行相互交流和互动,而且,参会者也容易坐开一些。
 
 
3 无接触式注册签到
注册签到台是一个会展活动搭建里最为重要的部分,但提供了许多接触时机,比如说,主人到了签到台、拿到胸卡之前,曾经有多人接触了这个证件的外表。因而,需求思索如何避免这些接触。
 
客人在家里或家门口打印胸卡也许是个很好的解决方法,当然胸卡上要有识别码。这也适用于磁卡---让客人本人打印用于扫描的识别码。
 
4 展位之间的间隔
在展厅里,习以为常的是展台塞得满满当当,边边角角都是展台。当然如今,这些展厅被用来暂时当做方舱医院或食品仓库。
 
当会展中心恢复营业时,我们要警觉病毒,应把展位和展位之间、展位和展厅的墙/隔断之间的间隔扩大一些。
 
5 无人展台
主办方要控制展台上的工作人员的数量。参展企业肯定希望多派人手到展台,假如一切展台都是无人值守的,会不会很有意思?这实际上鼓舞展商把注意力放在展会后跟客户的跟进和互动上。
 
展会上少了小蜜蜂的骚扰、少了为难或许觉得不是被“卖给”展商了,这会让观众舒适得多。人与人之间的互动需求会不会占上风?
 
我们还需求聪明地考虑如何保证观众/听众之间有足够的互动,但也要满足人和人之间的身体接触减少。如何把展台设计得夺人眼球、有创意将非常关键。
 
6 再见,圆桌摆台
很多主办方在会议时喜欢把圆桌摆得很紧凑,1.5米直径(5英尺)的圆桌坐10人。实际上,10人坐在一张圆桌上有点儿挤,不过那是疫情发生之前的事了。
 
可以把长条形桌子作为替代方案。标准的一个人的宽度是2英尺(约61厘米),不过从行业的现实考虑,我们应把这个宽度起码翻一倍,即1.2米。一张标准的6英尺(1.8米)x 3英尺(0.9米)桌子,你可以布置5人坐在你左右、展开讨论,同时满足安全的距离间隔。
 
7 麦克风和APP
在会议的问答环节,特别有仪式感的是话筒一路被人递到那个提问者手里(还有专门的工作人员担任递话筒!)。如今不行了,怎么办?
 
会展活动的APP这时候可以大显神通了。如今有许多的APP应用,可以让参会者用本人手机扫描屏幕上的二维码直接向演讲嘉宾发问,而不再用麦克。
 
 
8 消毒站
从今往后,会展活动必备的就是消毒站了。谢天谢地,如今订货容易多了。
在我们看来,消毒站在酒店和会展中心将四处可见。
 
9 取餐台的变化
会展餐饮的罕见方式就是自助餐,但纠结的是取餐的长柄勺、长柄叉,被那么多人触摸,真的平安吗?
 
打包餐盒是个很有实际意义的备选项。厨房制造的餐盒,可以帮助减少接触,而且卫生是有保证的。
 
10 咖啡和茶
大大小小的会议,肯定少不了咖啡台和茶水台。桌子上堆满咖啡、茶杯、糖包、茶包,也要变成过去式。
 
一次性杯子比以前将用得更多,在现场工作的服务生要得到好的保护。
 
11 坐着聊
毫无疑问,人们来参会、参展的次要目的之一就是社交联谊,我们需求找到一个好的方法确保人们可以在一个相对安全的环境下沟通洽谈。
 
又要保证适宜的社交间隔,又要保证喝酒聊天的气氛,那坐下来或者相似的做法,快速进行社交联谊,这是较为容易组织和控制的。
 
12 清洁消毒
组织一个会议活动,肯定少不了一个专业的音频视频技术人员(团队)。那么,你现场执行团队是不是一定得有个担任消毒清洁的专业人员?当一大群人分开展厅或会议室时,也许需求有一个人或一组人疾速地对场地停止消毒清洁。
 
跟以前相比,对门把手、各种可接触的外表和设备设定定时清洁消毒,更需求专业技巧和专业用品。
 
13 标识
对一场成功的会展活动来说,标识、引导指示牌必不可少。除了展厅和会场里主办方设置的固定引导标识,也要依据实际情况随机添加或减少足够的人员举牌引导观众和参会者,或运用电子指示牌。
 
14 人数减少
单场的会展人数减少是个必然的现实,但在可预见的未来,我们必需留意到活动人数将不断减少。人数更少,意味着被感染的风险更低。
 
15 环境保护
虽然新冠肺炎病毒的防备和控制是当务之急,但就我们所在的行业来说,过来多年的关切一直是举行环境友好型的活动,我们为此付出了大量努力。
 
做好常态化疫情防控措施的同时,我们应珍惜我们投入多年才获得的效果。只需有机会,我们就要控制减少对资源的浪费和对环境的损毁。
 
现在科技飞速发展,从可生物降解的刀叉到用废弃塑料制成的U盘,我们比原来有更多的选项来组织环境友好型的展会。